情報資産とは？ 情報資産管理の重要性と脅威への対策方法を解説

企業が経営を行う際は、さまざまな情報を取得・活用しています。それらの情報には顧客情報や経営戦略といった重要なものも含まれるため、情報セキュリティ対策を万全に施し、情報漏えいのリスクを減らすことが大切です。

ここでは、セキュリティ対策の一環で知っておきたい企業の情報資産に関する基礎知識や重要性、情報漏えいを防ぐために行いたい情報の管理についてご紹介します。

情報資産とは

情報資産とは、企業または組織などが収集した「ヒト・カネ・モノ」に関する情報のことです。紙の資料はもちろん、サーバーやパソコン、USBメモリやHDDといった外付けストレージなどに保存されている情報（データ）すべてが情報資産となります。

個人情報や事業計画をはじめ、先方とのやり取りの履歴、経営のノウハウなど、企業運営の中で取り扱うすべての情報が含まれます。具体的には、顧客情報や社員の個人情報、事業計画、財務情報、契約書、人事情報、社内システムのソースコードなどが情報資産の一例です。

中には資産価値を生まない無意味に思えるデータもありますが、それらのデータが蓄積されることで、新たな資産価値を生む可能性があります。情報資産が外部に漏れてしまうと悪用される恐れもあるので、適切な管理が求められます。

情報資産の重要性と情報漏えいのリスク

IT技術の発展に伴い、従来は紙の資料でしか確認できなかった情報も多くデジタル化されつつあります。蓄積したデータを分析してビジネスに活用することが容易になったため、情報資産は以前よりも重要視されているのです。

一方で、第三者によるサイバー攻撃や内部不正、デバイスの紛失や誤操作などのヒューマンエラーによる情報漏えいといったセキュリティリスク（脅威）も増しつつあります。

万が一情報漏えいが起こった場合は、企業は損害賠償の支払いをはじめ多くの損害を被り、顧客からの信頼も失いかねません。そのため、情報資産は適切に管理し、セキュリティリスクを下げることが重要です。

情報資産を管理する際に確認したい点

情報資産を漏えいしないためには、セキュリティ対策を施してデータを適切に管理する必要があります。具体的に、情報資産を管理する際はどのような点に注意すれば良いのでしょうか。

記録媒体そのものの管理

最初に、データ保存に利用している記録媒体そのものを把握・管理する必要があります。紙やUSBメモリ、外付けのHDDまたはSSD、パソコン、社内サーバーなど、社内におけるすべての記録媒体を把握することで、媒体の紛失などが起こった際に原因究明が容易になるでしょう。

記録媒体の使用の管理

記録媒体そのものを把握したら、記録媒体に対するデータの書き込みや読み出し、移動、保存といった使用を監視することも重要です。機密性の高いデータにはアクセス制限を設けるなど、特定の人物しかアクセスできないようにするのも良いでしょう。

紙の書類や契約書などはできる限り電子化しておき、管理しやすいようにする必要もあります。

すべてのデバイスを監視するのは難しいですが、重要性の高いデータの使用を管理することで、データが外部に流出したり操作ミスで紛失したりするリスクを減らすことができます。

社員のセキュリティ意識

セキュリティリスクは社外からのサイバー攻撃だけとは限りません。デバイスの誤操作でデータを消去してしまったり、持ち出し時に紛失してしまったりと、社内の人間のミスや不正でも起こり得ます。

また、デバイスや使用しているソフトのアップデートが適切に行われていない、怪しいメールに記載されたURLを踏んでしまうなど、社員のセキュリティ意識が低いとサイバー攻撃の被害に遭うリスクが高まります。

特に情報漏えいは、デバイスの紛失や誤操作など、社内の人間が原因となる事例が多いです。データを適切に管理するためには、社員のセキュリティ意識を高めることも必要です。

情報資産を管理する方法

情報資産を管理するためには、具体的にはどのような方法を取れば良いのでしょうか。情報資産を管理する方法を2つご紹介します。

台帳に記入する

情報資産を管理する際に大切なことは、「何を、誰が、どこまで管理するか」を決めることです。情報資産と記録媒体を管理台帳に記載し、各種情報の利用範囲や保存先、管理者、機密性、重要度、登録日、保存期限などで分類して管理すると良いでしょう。

管理台帳に記入しておけば、どのような情報資産がどこにあるのか、どれくらい重要度が高いのかを把握しやすくなります。分類をもとにして、管理場所や管理方法を定めやすくなるのもメリットです。

ただし、管理台帳に記載された情報が古いままでは意味がありません。アップデートを続け、管理台帳には常に最新の情報を記入しておく必要があります。

クラウドでデータを管理する

クラウドを活用して、情報資産の管理を行う企業も増えてきています。社内に共用サーバーを設置してデータを保存するよりも、管理にかかるコストを抑えられるのがクラウドのメリットです。

クラウドを活用したデータ管理は、ネットワーク経由の脅威にさらされるため、クラウドサービス側のセキュリティ対策が十分に行われているかどうかを確認することが重要です。

大切な情報資産を保護しよう

情報資産は、企業にとって重要な価値を持つデータです。蓄積したデータを分析することで、新たな資産価値につなげられる可能性もあります。ただし、経営戦略をはじめ、顧客や従業員などの個人情報も含まれるため、万が一情報漏えいを起こしてしまった際に損害を被る恐れが高く、取り扱いには注意が必要です。

管理台帳でデータを適切に管理する、社内のセキュリティ意識を高める、強固なセキュリティを持つサービスを活用するなどして、情報漏えいのリスクを減らして行きましょう。