バックオフィスの重要性とは？ 業務効率化のメリットやサービスの選び方も合わせて解説

企業活動においては、さまざまな部署が役割を分担して業務に従事しています。各部門の業務効率が企業全体の業績にも関わってくるため、各々が業務をいかに効率的に遂行するかは企業にとって重要なポイントとなります。

中でもバックオフィス業務と呼ばれる部分を効率化することは、企業活動においてメリットが多いです。そこで今回は、バックオフィスの概要や重要性、バックオフィスを効率化する方法などについて解説します。

バックオフィスとは

バックオフィスとは、企業において顧客と直接やり取りしたり営業活動を行ったりしない部署や部門のことです。

これらの部門は、顧客と接する部門を後方から支援するという意味合いから『バックオフィス』や『間接部門』、あるいは『コストセンター』などと呼ばれます。

バックオフィス業務の例

バックオフィス業務の具体例としては、人事・経理・法務・一般事務（庶務）などが挙げられます。

人事は採用や配置といった社員にまつわる業務、経理は企業の収支など財務を管理する業務、法務は法律や契約に関する業務、一般事務（庶務）は電話応対や書類の整理など、総務は他の部門が扱わない幅広い業務を請け負うのが一般的です。

いずれも企業活動においては欠かすことのできない重要な業務です。

対義語はフロントオフィス

バックオフィスとは逆に営業部門や顧客窓口など、顧客と直接やり取りする部門を『フロントオフィス』や『プロフィットセンター』と呼びます。

いわば、売上に直結する活動を行うのがフロントオフィスであり、売上に直結しないものの、フロントオフィスを後方から支援することで売上や収支に貢献するのがバックオフィスということになります。

また、フロントオフィスとバックオフィスの間を橋渡しする部門として『ミドルオフィス』を設置している企業もあります。ミドルオフィスは営業戦略の計画や契約内容のチェックを行う部門で、特に金融機関で設置されることが多いです。

ECサイトにおけるバックオフィスとフロントオフィス

企業活動全体におけるバックオフィスとフロントオフィスの役割については前述の通りですが、ECサイト運営に関わる業務もバックオフィスとフロントオフィスに分割して考えることができます。

ECサイトのバックオフィス業務

ECサイトにおけるバックオフィス業務も、直接売上に関わるものではないものの必要不可欠な業務を指し、『バックエンド業務』などと呼ばれることもあります。

ECサイトのバックオフィス業務には、商品登録や受発注業務、在庫管理、システム運用など、サイト運営に関わる事務的作業が含まれます。

一般的にルーティン作業であることが多いバックオフィス業務ですが、これらの業務に追われて本来重視すべき業務が手薄になってしまうケースも多く、可能な限り効率化を目指すべき業務といえます。

ECサイトのフロントオフィス業務

一方でECサイトにおけるフロントオフィス業務は、商品企画やコンセプト立案、プロモーションなど、商品を顧客に販売するまでのプロセスを指します。『フロントエンド』や『フロント業務』などと呼ばれることも多いです。

ECサイトの売上向上にとって重要なのはアクセス数のアップや客単価の最大化なので、これらを実現するためのフロントオフィス業務も、ECサイト運営に必要不可欠なものといえるでしょう。

バックオフィスの重要性

これまで見てきたように、バックオフィスは企業活動やECサイト運営における裏方的な役割を担っており、フロントオフィスと比較すると軽視されがちな部門です。

しかしながら、バックオフィスは『人材』『商品』『情報』など、企業活動の根幹といえるものを管理しています。

そのため、自社の企業戦略や経営者のビジョンといったビジネスモデルを正確に把握し、業務改革を行うことができる部門と言いかえることもできるでしょう。

バックオフィス業務を効率化するメリット

企業経営やECサイト運営にとって重要な役割を担うバックオフィス業務を効率化することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、バックオフィス業務を効率化することによるメリットの具体例をご紹介します。

従業員の生産性の向上

日々雑多な作業に追われがちなバックオフィス業務を効率化することで、バックオフィス業務に関わっていた社員の作業量を削減し、他の作業に集中させることができるようになります。

これにより、業績の向上や一人あたりの負担が軽減されたことによるモチベーション改善にもつながる可能性があります。

人件費の削減

バックオフィス業務にかかる人件費は企業にとって大きなコストです。バックオフィス業務の問題点を洗い出し、業務効率化を図ることで人員や工数を削減できれば、企業全体のコスト削減に大きく貢献することができます。

会社の改善案につながる場合も

バックオフィス業務を効率化することで、過去のデータ分析や計画立案に時間を割り当てることができるようになります。それにより、バックオフィスが従来から管理している情報を基に企業全体の業務改善案を策定することも可能で、企業全体の利益向上につながる可能性があります。

バックオフィス業務を効率化する方法

それでは次に、バックオフィス業務を効率化するための具体的な方法をご紹介します。

外部委託する

バックオフィス業務は、フロントオフィス業務と比較すると業務内容が一般化されており、各社で共通したものが多い傾向にあります。そのため、外部の業者にアウトソーシングしやすく、また外部委託するメリットも多いです。

経理や法務などの業務を各分野の専門知識に長けた外部業者に委託することで、煩雑な業務から開放されるだけでなく、専門家を自社に配置しておく必要もなくなり、コアビジネスに人員を集中させることができるようになります。

また外部委託することで、アウトソーシング会社が持つ知識やノウハウを利用したり、相談したりすることができるのも大きなメリットです。

クラウドサービスを利用する

外部委託するよりも手軽に着手できるのが、各種クラウドサービスやツールを利用する方法です。

現在は、バックオフィス業務を効率化するための様々なクラウドサービスが展開されており、これらをうまく活用することで、バックオフィス業務の効率化を進めることができます。

外部委託やクラウドサービスの選定方法

外部委託やクラウドサービスは、バックオフィス業務を効率化するのにとても有効な手段ですが、それらを利用するにあたっては選定方法に留意する必要があります。

そこで、外部委託業者やクラウドサービスを選ぶ際のポイントについて解説します。

費用に見合った効果を挙げられるか

まず大切なのは、費用対効果がどれくらいあるのかを正確に把握することです。

外部委託やクラウドサービスを導入することによるコスト削減額と、外部委託やクラウドサービスにかかる費用を比較し、どの程度の削減が見込めるか試算してみましょう。

また単純なコスト比較だけでなく、業務効率の向上やサービス品質の向上といったプラスの要素も勘案した上で比較検討することが重要です。

業務の信頼性

いくらコストが削減できたとしても、外部委託やクラウドサービスを利用したことが原因で情報漏えいが起こったり、納品までに時間がかかったりしては、業務の効率化が進んだとは言えません。

信頼性やサービス品質の面から十分に吟味して、業者やツールを選定することが大切です。

バックオフィスの効率化は企業の成長につながる

バックオフィス業務の効率化は、人件費の削減や生産性の向上、企業の経営に対する改善策の提案など、企業にとってメリットが大きい施策の一つと言えます。

信頼性やコストなどを加味しつつ、外部委託やクラウドサービスをうまく活用して、バックオフィス業務を効率化し企業全体の成長に寄与していきましょう。