代理注文
電話・FAX受注を会員情報と連携し、
スピーディかつ正確に処理できる
ORDER MANAGEMENT
電話やFAXで受け付けた注文を、既存会員データを参照しながら管理画面上から代理で処理できる機能です。顧客情報の聞き取りと手入力による工数・ミスを削減し、ギフトや贈り主指定など特殊な注文にも柔軟に対応します。オフラインチャネルの受注をEC上に統合することで、顧客対応の品質と業務効率を同時に高めます。
代理注文とは
- 対応チャネル
- 電話・FAX・その他オフラインで受け付けた注文を管理画面から代理で処理できる
- 会員情報連携
- 既存会員データをリアルタイム参照し、住所・電話番号などを自動呼び出しできる
- ギフト注文対応
- 注文者（支払者）と届け先（贈り主）の情報を分けて登録でき、贈答注文をスムーズに処理できる
- 利用可能決済
- 後払い決済は利用不可。利用できる決済手段を明示することで顧客への事前案内に活用できる
- 注文管理の統合
- 代理注文の受注も通常のEC注文と同一管理画面で一元管理でき、出荷・返品も同じフローで対応できる
「代理注文」導入前後で何が変わるのか
電話・FAX対応は属人化しがちで、手作業による入力ミスや情報漏れが顧客満足度を下げる要因になっています。代理注文機能により、こうした課題を根本から解消できます。
| 観点 | Before（導入前の課題） | After（導入後の変化） |
|---|---|---|
| 受注処理 | 顧客情報を電話口で一から聞き取りながら手動入力するため工数がかかる | 既存会員情報を参照・自動補完しながら入力でき、処理時間を大幅に短縮できる |
| 入力精度 | 聞き間違いや転記ミスが発生しやすく、誤出荷・再送対応のコストが生じる | 会員データとの照合で転記ミスを防止し、正確な受注処理を実現できる |
| ギフト注文 | 注文者と届け先が異なるギフト注文は個別対応が必要で処理が煩雑になりやすい | 注文者・届け先を分けて登録できる専用フォームでギフト注文をスムーズに処理できる |
| 注文管理 | 電話・FAX注文は別帳票・別システムで管理しており、ECとの照合に手間がかかる | 通常注文と同一管理画面でEC上に統一管理でき、出荷・返品も同じフローで対応できる |
| 決済案内 | 代理注文で使える決済手段が不明瞭でトラブルや顧客からの問い合わせが発生しやすい | 利用可能な決済手段を明示・事前案内できるため顧客との齟齬をなくせる |
代理注文を支える3つのコア機能
会員データの即時参照からギフト対応・受注一元管理まで、電話・FAX受注に必要な機能を標準でカバーします。
既存会員情報をリアルタイム参照
管理画面で顧客の会員IDや電話番号を入力するだけで、登録済みの住所・氏名・購買履歴を即座に呼び出せます。電話口で一から情報を聞き取る必要がなくなり、通話時間の短縮と入力精度の向上を同時に実現できます。繁忙期の受注集中時でも、正確かつスピーディな対応が可能です。新規顧客の場合も、その場で会員登録と注文処理を一気通貫で進められます。
- 会員IDや電話番号で顧客情報を素早く検索できる
- 住所・氏名の転記ミスをなくし誤出荷を防止できる
- 購買履歴を参照しながら注文を受け付けられる
- 新規顧客も会員登録と注文処理を同時に完結できる
ギフト・贈り主指定に柔軟対応
注文者（支払者）と届け先（贈り主）が異なるギフト注文にも標準で対応できます。専用フォームで注文者情報と配送先情報を別々に登録でき、誕生日ギフトや贈答ニーズへの対応が必要なシーズンでも専用フローを作ることなくスムーズに処理できます。電話でしか受けられなかった贈答注文をEC上に統合し、対応品質を均一化できます。
- 注文者（支払者）と届け先を分けて登録できる
- ギフトラッピング・メッセージカードの指定にも対応できる
- 贈答需要の多い季節も専用フロー不要で受け付けられる
- 電話受注のギフト対応をEC管理上に統合できる
電話・FAX注文をEC上で一元管理
代理注文で処理した受注は通常のECサイト注文と同じ管理画面で確認・管理できます。別システムや紙帳票で管理する必要がなく、出荷・返品・問い合わせ対応もEC注文と同じフローで処理できます。担当者が変わっても対応履歴がEC上に残るため、引き継ぎコストを大幅に削減できます。
- 通常注文と同一の管理画面・フローで処理できる
- 出荷・キャンセル・返品もEC注文と統一フローで対応できる
- 受注履歴がEC顧客データに自動連携される
- 担当者を問わず対応履歴をすぐ確認できる
代理注文の「よくあるご質問」
- 電話やFAXで受けた注文はどのように処理するのですか？
- 管理画面から顧客の会員情報を検索・参照しながら、スタッフが代わりに注文を入力・確定できます。入力した注文は通常のEC注文と同様に処理・管理されます。
- 代理注文でもギフト・贈り主指定に対応できますか？
- はい。注文者（支払者）と届け先（贈り主）を分けて登録できる専用フォームを備えています。誕生日ギフトや贈答対応が必要なシーズンでも、スムーズに処理できます。
- 代理注文した受注はどこで管理できますか？
- 代理注文で処理した受注は、通常のEC注文と同一の管理画面で確認・管理できます。出荷・返品・キャンセルも同じ操作フローで対応できます。
- 代理注文で使えない決済手段はありますか？
- 後払い決済は代理注文では利用できません。ご利用可能な決済手段を事前に顧客へご案内いただくことで、スムーズな受注対応が可能です。
- 会員情報のない新規顧客の代理注文にも対応していますか？
- はい。新規顧客の場合は、新規会員として情報を登録しながら注文処理を進めることができます。電話口で聞き取った情報をその場で登録し、注文まで一気通貫で対応できます。
